Wat we van je bijhouden, en waarom.

Flowora is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld.

Vragen over dit beleid, en verzoeken om inzage, verbetering of verwijdering, richt je aan hello@flowora.be of via het contactformulier. Je bericht komt rechtstreeks bij ons terecht en je krijgt binnen één werkdag antwoord.

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Wij verwerken geen bijzondere categorieën gegevens, doen niet aan grootschalige monitoring en volgen bezoekers niet. Het e-mailadres hierboven is het aanspreekpunt voor alles wat met je gegevens te maken heeft.

Wij verzamelen niets op eigen initiatief. Alles hieronder komt uit een formulier dat je zelf invult. Bij de scan en het contactformulier gaat het om gegevens in een zakelijke context: dit is een dienst voor ondernemingen. Solliciteer je bij ons, dan gaat het om jou als persoon, en gelden de aparte regels die hieronder bij het sollicitatieformulier en in artikel 5 staan.

De automatiseringsscan. In twee stappen, waarvan de eerste alleen om je e-mailadres vraagt.

Het contactformulier. Je naam, je e-mailadres, optioneel je bedrijfsnaam, en je bericht. Dat bericht is een vrij tekstveld. Schrijf er geen gegevens in die je liever niet per e-mail deelt, zoals gezondheidsgegevens of gegevens over anderen.

Het sollicitatieformulier. Solliciteer je via onze vacaturepagina, dan verwerken wij je naam, je e-mailadres, je motivering en je antwoord op de vraag naar het moeilijkste probleem dat je hebt opgelost. Optioneel zijn een link naar je LinkedIn- of GitHub-profiel en een link naar een korte video- of audiopitch. Die twee links volgen wij alleen als je ze zelf opgeeft; wat er op de pagina achter die link staat, valt onder het privacybeleid van de partij waar je hem host. Je sollicitatie komt bij ons binnen als e-mail en wordt daarnaast bewaard in dezelfde databank als de scangegevens, in een aparte tabel die losstaat van onze klanten- en prospectgegevens. Je komt dus niet in een verkooplijst terecht. Wij vragen niet naar je geboortedatum, je nationaliteit of je gezondheid, en verwachten die gegevens ook niet in je motivering.

Je internetadres. Om te voorkomen dat onze formulieren geautomatiseerd worden misbruikt, telt onze server hoeveel aanvragen er vanaf één internetadres binnenkomen. Dat gebeurt uitsluitend in het werkgeheugen, in een venster van vijftien minuten, en het wordt nergens weggeschreven. Er wordt niets aan je persoon gekoppeld en er blijft niets achter.

Wat we niet verwerken. Geen cookies, geen lokale opslag in je browser, geen bezoekersstatistieken, geen browserkenmerken, geen verwijzende website, geen advertentiepixels en geen profielopbouw. Zie ook het cookiebeleid.

Over dat gerechtvaardigd belang zijn wij open: elke afgeronde scan levert ons een interne melding op met je bedrijfsprofiel en je score, en die gebruiken wij om te bepalen of we contact met je opnemen. Wij hebben afgewogen dat dit past bij wat je redelijkerwijs verwacht wanneer je een gratis analyse aanvraagt bij een leverancier, dat het om zakelijke gegevens gaat, en dat je bezwaar onmiddellijk wordt uitgevoerd.

Wij verkopen je gegevens niet, verhuren ze niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Je wordt niet automatisch in een nieuwsbrief of een reeks verkoopmails opgenomen.

Nee. Er is geen wettelijke of contractuele verplichting om deze gegevens te verstrekken. Ze zijn alleen nodig om te kunnen leveren wat je vraagt: zonder e-mailadres kunnen wij je geen scanresultaat sturen, en zonder bedrijfsgegevens valt er niets te berekenen. Geef je ze niet, dan heeft dat geen enkel ander gevolg dan dat de scan niet werkt.

Waarom twaalf maanden en niet langer: automatisering is een snel bewegend vakgebied, en je bedrijfsprofiel (aantal medewerkers, gebruikte software, procesvolumes) is na een jaar feitelijk achterhaald. Langer bewaren dient dan geen doel meer. Wij volgen hiermee de lijn van de Gegevensbeschermingsautoriteit, die verwacht dat de termijn voor prospecten korter is dan die voor klanten en dat de levenscyclus van de dienst wordt meegewogen.

Maak je bezwaar tegen commerciële opvolging, dan bewaren wij alleen het strikt noodzakelijke om te voorkomen dat je ons alsnog benadert: je e-mailadres op een blokkeerlijst, en verder niets.

Het verwijderen van scangegevens gebeurt automatisch. Elke nacht draait een taak die gegevens ouder dan de termijn opruimt; wij hoeven daar niets voor te doen en jij hoeft er niet om te vragen. Verdwijnt je scan, dan werkt ook de link naar je resultaat niet meer.

Voor sollicitaties draait diezelfde nachtelijke taak, met de kortere termijn van zes maanden. Berichten uit het contactformulier staan niet in de databank maar alleen in onze mailbox; die ruimen wij zelf op binnen de termijn hierboven. Wil je in beide gevallen dat het eerder gebeurt, vraag het ons dan; wij voeren dat uit zonder dat je een reden hoeft te geven.

Wij schakelen drie externe partijen in. Meer zijn het er niet. De eerste twee werken uitsluitend in onze opdracht; de derde krijgt alleen gegevens wanneer jij daar zelf om vraagt.

Supabase levert de databank waarin je scan en, als je solliciteert, je sollicitatie wordt bewaard. Je gegevens staan fysiek in Parijs, Frankrijk (AWS-regio eu-west-3) en verlaten de Europese Unie niet. Dat is geen aanname: het is vast te stellen door het IPv6-adres van onze databankhost op te zoeken en te vergelijken met de officiële adresreeksen van AWS. De schijven zijn versleuteld met AES-256 en de sleutels worden per project beheerd. Supabase, Inc. is een Amerikaanse onderneming, en voor ondersteuning kan haar personeel buiten de EU toegang krijgen; daarvoor gelden de Europese modelcontractbepalingen (besluit 2021/914).

Resend verstuurt onze e-mail: de bevestiging, je scanresultaat en de meldingen die wij intern ontvangen. Hier moeten wij duidelijk zijn: Resend slaat gegevens op in de Verenigde Staten. Een Europese opslaglocatie bieden zij niet aan. Dat betekent dat het e-mailadres waarnaar wij schrijven en de volledige inhoud van die e-mail, inclusief je bedrijfsnaam, je antwoorden en je score, de Europese Unie verlaten.

Voor die doorgifte gelden twee waarborgen naast elkaar:

• Resend is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen. Je kan de certificering zelf nakijken in het officiële register.
• Daarnaast gelden de Europese modelcontractbepalingen uit hun verwerkersovereenkomst, als terugvaloptie mocht het adequaatheidsbesluit wegvallen.
• Resend bewaart de inhoud van verstuurde e-mail dertig dagen en verwijdert alle klantgegevens binnen negentig dagen na beëindiging van de overeenkomst.

Cal.com levert de afsprakenkalender op onze contactpagina en op je scanresultaat. Hier gaat het anders dan bij de twee hierboven: wij laden die kalender niet mee wanneer je de pagina opent. Je ziet eerst alleen een knop. Pas als jij op “Toon de agenda” klikt, haalt je browser de kalender op bij Cal.com en ontvangt Cal.com je IP-adres, je browsergegevens en de pagina waar je vandaan komt; daarbij worden cookies geplaatst.

Klik je niet, dan krijgt Cal.com niets van je te zien. Boek je wel een gesprek, dan verwerken zij de gegevens die je in hun formulier invult : je naam, je e-mailadres en het gekozen tijdstip. Wij hebben die kalender bewust op hun Europese omgeving staan (cal.eu), zodat die gegevens de Europese Unie niet hoeven te verlaten. Wat Cal.com er verder mee doet, staat in hun privacyverklaring.

Deze partijen schakelen op hun beurt onderaannemers in. Hun actuele lijsten staan bij Supabase en Resend.

Verder verstrekken wij niets aan derden, behalve wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Je scanresultaat is bereikbaar via een unieke, willekeurig gegenereerde link. Die link is niet te raden en staat niet in zoekmachines. Maar iedereen die de link heeft, kan het resultaat bekijken, ook zonder wachtwoord.

Dat is bewust zo gebouwd, zodat je je rapport intern kan doorsturen zonder dat je collega een account nodig heeft. Het betekent wel dat jij bepaalt met wie je die link deelt. Je e-mailadres wordt op die pagina nooit getoond.

De score die je na de scan krijgt, wordt automatisch berekend. Het is een vaste rekenregel: je antwoorden gaan door een formule met vooraf bepaalde wegingen: volume, het soort processen, de tijdsdruk op je team en de koppelbaarheid van je software. Er komt geen kunstmatige intelligentie aan te pas, er wordt geen model op je gegevens getraind en er is geen sprake van profilering.

Aan die score hangt geen enkel besluit dat je rechten raakt. Onze prijzen zijn voor iedereen gelijk en veranderen niet op basis van je uitkomst. De score is een indicatie voor jou en een hulpmiddel voor ons om te beoordelen of we je kunnen helpen; elke beslissing die daarop volgt wordt door een mens genomen.

De uitkomst is een schatting op basis van algemene aannames, geen toezegging. Je werkelijke resultaat hangt af van je processen en je software.

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren, te laten wissen of over te laten dragen. Je kan de verwerking laten beperken en je kan bezwaar maken.

Tegen commerciële opvolging kan je altijd bezwaar maken. Laat het ons weten en wij stoppen onmiddellijk, zonder dat je een reden hoeft te geven. Dit recht staat los van alle andere: het volstaat dat je het vraagt.

• Een verzoek stuur je naar het e-mailadres in artikel 1. Wij reageren binnen dertig dagen.
• Om je verzoek te kunnen uitvoeren moeten wij kunnen vaststellen dat het om jouw gegevens gaat. Meestal volstaat dat je schrijft vanaf het e-mailadres waarmee je de scan hebt ingevuld.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij een toezichthouder. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Woon je in Nederland, dan kan je ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij handelen zulke verzoeken persoonlijk af in plaats van via een formulier. Dat is bij onze omvang de snelste weg en het scheelt jou een account aanmaken om iets te laten verwijderen.

Vul je de scan in, dan sturen wij je twee berichten: een bevestiging met de link naar je scan, en je resultaat zodra je klaar bent. Die horen bij de dienst die je zelf hebt aangevraagd.

Nemen wij daarna contact met je op over onze dienstverlening, dan is dat commerciële communicatie en kan je daar altijd van af. Onderaan elk bericht dat je van ons krijgt staat wie wij zijn, waarom je het ontvangt en hoe je ervan af komt. Eén bericht van jou volstaat; wij stoppen onmiddellijk en vragen niet naar een reden.

Verkeer met deze website en met onze verwerkers verloopt versleuteld. Onze databank is uitsluitend bereikbaar vanaf onze eigen servers en niet vanuit je browser; de opslag is versleuteld. Formulierinvoer wordt gecontroleerd en begrensd voordat ze wordt verwerkt.

Geen enkele beveiliging is volledig. Ontdek je een kwetsbaarheid op deze site, laat het ons dan weten via het contactformulier. Wij reageren en houden je op de hoogte van de oplossing.

Breiden wij onze dienstverlening uit, dan passen wij dit beleid aan vóórdat de wijziging live gaat. Bovenaan deze pagina staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.