Waar je aan toe bent.

Flowora levert uitsluitend aan ondernemingen, beoefenaars van een vrij beroep en organisaties. Wij richten ons niet op consumenten. Door onze website te gebruiken, de scan in te vullen of een opdracht te bevestigen, aanvaard je deze voorwaarden.

Hoe wij met je gegevens omgaan staat in het privacybeleid. Wil je weten wie er achter Flowora zit, neem dan contact op.

Afwijkende afspraken gelden alleen wanneer wij ze schriftelijk hebben bevestigd. In dat geval gaat de schriftelijke afspraak voor op deze voorwaarden. Eventuele inkoopvoorwaarden van jouw kant zijn niet van toepassing tenzij wij die uitdrukkelijk aanvaarden.

De scan is kosteloos en vrijblijvend. Je vult een aantal vragen in over je onderneming en je processen, en krijgt daarop een indicatie van waar er tijd te winnen valt.

• De uitkomst is een schatting op basis van algemene aannames, geen toezegging en geen advies op maat.
• De genoemde uren en bedragen zijn indicatief. Je werkelijke resultaat hangt af van je processen, je software en je manier van werken.
• Aan de scan kan je geen rechten ontlenen. Er ontstaat geen overeenkomst en geen verplichting, voor geen van beide partijen.
• Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van wat je invult. Onjuiste invoer geeft een onjuiste uitkomst.
• Het resultaat is bereikbaar via een unieke link. Wie die link heeft, kan het resultaat inzien; je bepaalt zelf met wie je hem deelt.

Wij analyseren terugkerend werk in je onderneming en bouwen daar geautomatiseerde werkstromen voor, bovenop de software die je al gebruikt. Wat wij precies voor je bouwen, wordt per opdracht vastgelegd voordat wij beginnen: welke processen, welke koppelingen, welk resultaat en op welke termijn.

Wij leveren een inspanningsverbintenis. Wij zetten onze vakkennis in om het afgesproken resultaat te bereiken, maar de uitkomst hangt mede af van zaken buiten onze macht: de kwaliteit van je gegevens, de beschikbaarheid en de beperkingen van je bestaande software, en de medewerking van je team.

Hoe wij de dienst technisch uitvoeren, onderhouden, bijwerken en beveiligen, bepalen wij, en elke klantomgeving houden wij van elkaar gescheiden. Zo bewaken wij de veiligheid en de goede werking voor al onze klanten en kunnen wij snel ingrijpen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld bij een beveiligingsupdate. Heeft een wijziging merkbare gevolgen voor de manier waarop jij de dienst gebruikt, dan doen wij dat om een geldige reden en laten wij het je vooraf weten.

Wij zijn in opbouw en werken met een beperkt aantal klanten tegelijk. Functies die wij aankondigen kunnen in omvang of tijdstip wijzigen. Wat wij met jou hebben afgesproken en schriftelijk hebben bevestigd, blijft uiteraard staan.

Automatisering raakt aan je systemen en je gegevens. Om ons werk te kunnen doen, reken wij op het volgende:

• Tijdige toegang tot de systemen en gegevens die nodig zijn, en een contactpersoon die beslissingen kan nemen.
• Dat je gerechtigd bent om ons die toegang te verlenen, en dat je de nodige toestemmingen hebt voor de gegevens die wij namens jou verwerken.
• Dat je ons tijdig laat weten wanneer er iets verandert aan je processen of je software.
• Dat je zelf zorgt voor een deugdelijke reservekopie van je gegevens.

Loopt het werk vertraging op doordat wij ergens op moeten wachten, dan schuiven de afgesproken termijnen mee op.

Onze tarieven staan op de prijzenpagina. Alle bedragen zijn exclusief btw. De prijs wordt bepaald door het aantal werkstromen en de complexiteit van de koppelingen, niet per gebruiker en niet per uitgevoerde taak.

Founding klanten. Behoor je tot onze eerste klanten en hebben wij je dat schriftelijk bevestigd, dan behoud je het tarief dat op dat moment gold, zolang je abonnement ononderbroken blijft doorlopen. Verhogen wij ons tarief voor nieuwe klanten, dan geldt die verhoging niet met terugwerkende kracht voor jou; een jaarlijkse indexering blijft wel mogelijk. Zeg je op en start je later opnieuw, dan gelden de op dat moment geldende voorwaarden.

Wanneer wij factureren. Wij factureren vooraf: het abonnement telkens voor de komende periode, en projectwerk voor aanvang, tenzij wij schriftelijk iets anders afspreken. Facturen zijn betaalbaar binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum.

Bij te late betaling. Blijft een factuur na de vervaldag onbetaald, dan is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest van 10% per jaar verschuldigd, samen met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van 125 euro. In de praktijk sturen wij eerst een herinnering; dat doet aan het voorgaande geen afbreuk.

Jaarfacturatie. Kies je voor een jaarabonnement, dan krijg je 15% korting op het jaartarief. Dat bedrag betaal je vooraf voor het volledige jaar. Deze korting geldt voor de pakketten Starter en Growth; voor Enterprise spreken wij het tarief per opdracht af.

Onze overeenkomsten lopen voor onbepaalde duur en zijn maandelijks opzegbaar. Je zegt op tegen het einde van de lopende maand; er geldt geen opzegvergoeding en geen minimumtermijn. Opzeggen kan schriftelijk of per e-mail, en wij bevestigen de ontvangst.

Spreken wij voor een specifieke opdracht een andere looptijd af, bijvoorbeeld een jaarafspraak met een aangepast tarief, dan leggen wij dat vooraf schriftelijk vast. Zo’n afspraak geldt alleen wanneer jij ze uitdrukkelijk hebt aanvaard.

Bij beëindiging stoppen wij de lopende automatiseringen op de afgesproken datum en krijg je je gegevens terug in een gangbaar bestandsformaat. Reeds geleverde en gefactureerde diensten blijven verschuldigd, met uitzondering van wat onder de resultaatgarantie in artikel 7 valt.

Wij kunnen de overeenkomst zelf opzeggen met een opzegtermijn van één maand. Doen wij dat, dan betalen wij vooruitbetaalde bedragen voor nog niet geleverde diensten terug.

Wij bieden een resultaatgarantie aan. Vóór de start leggen wij samen, schriftelijk en per opdracht, vast wat voor jou een meetbaar resultaat is, bijvoorbeeld bespaarde uren, doorlooptijd of foutpercentage, en wat de nulmeting is waartegen wij dat afmeten. Halen wij dat afgesproken resultaat binnen dertig dagen na oplevering niet, dan betaal je voor de betrokken automatisering niet.

De garantie heeft uitsluitend betrekking op het resultaat en de nulmeting die zo zijn vastgelegd. Zij geldt niet wanneer de afgesproken toegang, gegevens of medewerking niet tijdig beschikbaar waren. Wat wij op jouw verzoek daarnaast al hebben geleverd, blijft verschuldigd.

Alles wat wij bij jou zien, je processen, je cijfers, je systemen, behandelen wij vertrouwelijk. Wij gebruiken het uitsluitend om ons werk voor jou te doen en delen het niet met derden, behalve met de dienstverleners die wij nodig hebben om te leveren en behalve wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Wij vermelden je niet als klant en gebruiken je naam, logo of cijfers niet in onze communicatie zonder dat je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven.

Verwerken wij bij de uitvoering van een opdracht persoonsgegevens namens jou, dan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst met je af voordat de verwerking begint.

Voor de gegevens die wij via deze website zelf verzamelen, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Dat staat beschreven in het privacybeleid.

Die verwerkersovereenkomst is een apart, ondertekenbaar document en geen webpagina. Vraag je erom, dan bezorgen wij je dat document, met de bijlagen die erbij horen: de categorieën persoonsgegevens die wij verwerken, de subverwerkers die wij inschakelen en de beveiligingsmaatregelen die wij nemen. Eenmaal ondertekend vormt zij samen met deze voorwaarden één geheel; bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

De methodes, sjablonen, broncode en hulpmiddelen die wij ontwikkelen en hergebruiken blijven van ons. Voor de werkstromen die wij specifiek voor jou bouwen, krijg je een gebruiksrecht zolang de overeenkomst loopt.

Je eigen gegevens blijven uiteraard van jou. Stopt de samenwerking, dan krijg je die terug in een gangbaar bestandsformaat.

Wat er bij beëindiging gebeurt. Het gebruiksrecht op de werkstromen die wij voor jou bouwden, geldt voor de duur van de overeenkomst. Eindigt die, dan vervalt het gebruiksrecht, tenzij wij schriftelijk iets anders afspreken of je het overkoopt. Wil je de werkstromen blijven gebruiken of ze door iemand anders laten onderhouden, laat het ons dan weten voor je opzegt; wij maken daar een prijs voor.

Wij doen ons best om deze website bereikbaar te houden, maar wij garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Onderhoud, storingen bij onze leveranciers of oorzaken buiten onze macht kunnen de site tijdelijk onbereikbaar maken.

Onze eigen dienstverlening kan onderworpen zijn aan afspraken over beschikbaarheid en reactietijden. Die worden per opdracht vastgelegd en gelden alleen wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen.

Automatisering raakt aan systemen waar je bedrijf op draait. Daarom leggen we vooraf helder vast wie waarvoor instaat, niet om verantwoordelijkheid weg te schuiven, maar zodat je precies weet waar je aan toe bent als er ooit iets misloopt. Duidelijke grenzen beschermen jouw continuïteit en houden onze dienst betaalbaar.

Wij staan in voor schade die het gevolg is van een tekortkoming die aan ons toe te rekenen is. Onze aansprakelijkheid voor opzet, bedrog, zware fout, ook van de mensen die wij inschakelen, en voor schade door dood of lichamelijk letsel beperken of sluiten wij nooit uit. Dat kan wettelijk niet, en wij zouden het niet willen.

Voor het overige beperken wij onze aansprakelijkheid tot de directe schade die je lijdt. Indirecte schade vergoeden wij niet: daaronder verstaan we onder meer gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstilstand, reputatieschade, verlies van cliënteel, verlies of beschadiging van gegevens die met een deugdelijke reservekopie te voorkomen was, en aanspraken van derden. Dat is in onze sector gebruikelijk.

De grens van onze vergoeding. De directe schade die wij vergoeden, is voor alle schadegevallen samen en voor de volledige duur van de overeenkomst begrensd tot het bedrag dat je in de twaalf maanden vóór het schadeveroorzakende feit voor de betrokken dienst aan ons hebt betaald, met een absoluut maximum van 25.000 euro. Keert onze aansprakelijkheidsverzekering in een concreet geval meer uit, dan verschuilen wij ons niet achter deze grens en ontvang je dat hogere bedrag. Deze grens geldt niet voor de gevallen in de vorige alinea die wij nooit beperken.

Werkstromen en door AI gegenereerde resultaten. Onze werkstromen ondersteunen je beslissingen, ze nemen ze niet over. Uitkomsten van taalmodellen en andere AI-onderdelen zijn naar hun aard benaderend: wij garanderen niet dat een gegenereerd resultaat volledig, juist of foutloos is. Daarom spreken wij per opdracht af welke controlestappen je inbouwt, bijvoorbeeld een menselijke goedkeuring vóór een betaling of een boeking. Wij zijn niet aansprakelijk voor beslissingen die jij of je medewerkers op zo’n resultaat baseren, voor de gevolgen van output die zonder de afgesproken controle is gebruikt, of voor gebruik van een werkstroom buiten het doel waarvoor hij gebouwd is. Dat wij de werkstroom zelf vakkundig bouwen en onderhouden, blijft onverkort onze verantwoordelijkheid.

Wat wij wel van jou verwachten, omdat het de schade beperkt:

• Dat je zorgt voor een deugdelijke reservekopie van je eigen gegevens. Wij zijn geen back-updienst.
• Dat je ons tijdig en volledig de informatie en toegang geeft die wij nodig hebben.
• Dat je de controlestappen uitvoert die wij voor je werkstromen hebben afgesproken.

Melden en verjaren. Stel je een gebrek of een schadegeval vast, meld het ons dan schriftelijk binnen veertien kalenderdagen na die vaststelling, met een omschrijving van wat er misging. Doe je dat niet, dan vervalt je aanspraak. Die termijn is er niet om je af te houden maar om te kunnen herstellen zolang het nog kan: bij automatisering groeit een fout die blijft draaien elke dag door. Elke rechtsvordering tegen ons vervalt hoe dan ook definitief één jaar nadat de vordering is ontstaan.

Vrijwaring. Word je door een derde aangesproken naar aanleiding van jouw gebruik van onze diensten of van de gegevens die jij aanlevert, dan draag jij dat. Je stelt ons schadeloos en vrijwaart ons tegen alle aanspraken van derden die daaruit voortvloeien, met inbegrip van je eigen klanten en eindgebruikers, je medewerkers en toezichthouders, en tegen de kosten van verweer die wij daarvoor redelijkerwijs maken. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van onze eigen opzet, bedrog of zware fout.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige gegevens die jij aanlevert, uit wijzigingen die je zelf of een derde in je systemen aanbrengt, of uit storingen bij je eigen softwareleveranciers.

Spreken wij voor een specifieke opdracht een afwijkende regeling af, dan leggen wij die vooraf schriftelijk vast.

Overmacht. Kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen door een omstandigheid buiten onze wil, dan worden die verplichtingen opgeschort zolang die situatie duurt. Als zo’n omstandigheid gelden in elk geval:

• Stroomonderbrekingen of koelingsuitval in een datacenter, en schade aan de gebouwen of de apparatuur waarin onze infrastructuur staat.
• Kabelbreuken, netwerkstoringen, uitval bij internet- of transitproviders, en verstoringen van het routeringsverkeer.
• Aanvallen van buitenaf, waaronder DDoS-aanvallen, gijzelsoftware, inbraakpogingen en andere vormen van cybercriminaliteit, ook wanneer die een van onze leveranciers treft.
• Uitval, beperking of stopzetting van diensten van externe cloud-, hosting-, model- of AI-leveranciers waarop een werkstroom steunt, zoals onder meer NVIDIA, OpenAI, Anthropic of Hetzner, met inbegrip van tariefbeperkingen, wijzigingen aan hun voorwaarden en het uit dienst nemen van een model of een programmeerkoppeling.
• Overheidsmaatregelen, uitvoerbeperkingen, stakingen, pandemieën, oorlog, terreur, brand, overstroming en andere natuurrampen.
• Langdurige storingen of tekortkomingen bij andere leveranciers en onderaannemers die wij inschakelen.

Wij brengen je zo snel mogelijk op de hoogte, beperken de gevolgen waar wij kunnen en zoeken waar mogelijk een omweg. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag elk van beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder vergoeding; wat al geleverd is blijft verschuldigd.

Toepasselijk recht. Op onze overeenkomsten en op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen. Loopt er iets mis, laat het ons dan eerst weten. Wij zoeken liever samen een oplossing dan dat we procederen, en in de praktijk lukt dat bijna altijd. Komen wij er onderling niet uit, dan zijn uitsluitend de rechtbanken bevoegd van het gerechtelijk arrondissement waar Flowora haar maatschappelijke zetel heeft. Wij kunnen er altijd voor kiezen je aan te spreken voor de rechtbank van jouw vestigingsplaats.

Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. Voor lopende overeenkomsten gelden de voorwaarden zoals ze golden op het moment van de afspraak, tenzij wij samen iets anders overeenkomen. Bovenaan deze pagina staat wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.